فرایند نیاز سنجی سازمان یافته ، ونظام مند می باشد که هدف ها شناسایی می شود و سپس اولویت ها برای عملیاتی کردن پیاده سازی می شود . همچینین به شناسایی افراد ، گروه ها می پردازد . نیازسنجی یعنی شناسایی نیازهای مهم و فراهم کردن راه های مناسب برای این نیازهاست .
این فرایند در کتابخانه که نیاز اطلاعاتی کاربران شمرده می شود . نیازهای اطلاعاتی کاربران توسط معاون اموزشی بیمارستان وپژوهشی و کتابدار مسئول بررسی در اخر براساس لحاظ امکانات و پتانسیل های کتابخانه و با در نظر گرفتن محدودیتها، کتابخانه در جهت رفع نیاز کاربران و تحقق اهداف آموزشی و پژوهشی قدم برمیدارد.